مهام قسم الديوان:

• الإشراف على ارسال البريد الصادر والوارد بالوسائل المناسبه بسريه تامه وتحويله الى الجهات ذات العلاقه.
• الإشراف على فرز الكتب الوارده وتصنيفها وتوزيعها حسب درجة الأهميه .
•  الإشراف على تنظيم الملفات حسب الجهات المحوله اليها .
• استقبال المراجعين ويرد على استفساراتهم بما يتعلق في مجال العمل .
• المحافظة على سرية وامن المعلومات .

جدول ارتباط الأهداف:

مهام مكتب مدير الادارة :

• استقبال وطلب المكالمات الهاتفية وتحويلها للمدير .
• ادارة وتنظيم ومتابعة المواعيد وجدول الاعمال اليومية للمدير .
• تنظيم وتسهيل مهمة الضيوف والمراجعين .
• تنظيم الملفات المرتبطة بمكتب المدير والمحافظة على سرية العمل
• توزيع ومتابعة المراسلات / الكتب / الوثائق الواردة والصادرة .
• التنسيق لاجتماعات واللقاءات وورشات العمل وطباعة محاضر الاجتماعات .
• طباعة الكتب والتقارير الرسمية واستخدام جدول البيانات (excel sheet) والعرض (Power Point) .
• استخدام الاجهزة المكتبية ( اجهزة الحاسوب / اجهزة الهاتف / الفاكس/ الات التصوير) والمحافظة عليها .
• اجراء الترتيبات اللازمة لعقد الاجتماعات التي يراسها المدير وتوجيه الدعوات الخاصة بهذه الاجتماعات واعداد المحاضر والكتب المرافقة لهذه الاجتماعات .
• استقبال المراجعين للمدير واستلام طلباتهم وتصنيفها و تسجيلها و تنظيم طلبات الراغبين في مقابلة المدير حسب جدول المواعيد .
• ترتيب المواعيد الخاصة باجتماعات المدير الداخلية والخارجية .
• أي واجبات اخرى يكلف بها في مجال عمل الادارة.

مهام شعبة الصادر والوارد:

• استلام البريد الخارجي من الظروف الورقية القاد\مة من الجهات المختلفة التابعة لوزارة الصحة والكتب الموقعة من مكتب معالي الوزير وعطوفة الأمين العام والكتب الموقعة من مكتب مدير الادارة ثم تبدأ عملية الفرز.
• فرز الملفات الموقعة من مدير الادارة كصادر وكملفات ترسل الى عطوفة الامين العام للتوقيع.
• ارسال البريد الموجه الى عطوفة الامين العام  لعدة جهات منها للشؤون القانونية والمعالجة بالخارج ومديرية تكنولوجيا المعلومات ...... الخ.
• تصدير الكتب الموقعه من مدير الادارة وتوزع حسب الجهات الداخلية والخارجية.
• تسجيل الملفات المرسلة في سجل الوزارة بكتابة الموضوع والجهة المرسلة اليها مقابل التوقيع.
• متابعة البريد الصادر والوارد ويتابع تحويله الى الجهات ذات العلاقة عن طريق برنامج WORK FLOW.
• بعد أن يفرز البريد يتم اعطاء كل معاملة رقم وارد وتعطى كذلك للمعاملات المستلمه من المراجعين ويعمل  لها لائحة وقائع يحولها للجهة المعنية بعد عمل SCAN  لها لحفظها على الجهاز
• بعد اعطاء رقم صادر للمعاملة تحفظ الوثائق والكتب الرسمية في الملفات الخاصة بها وارشفة الوثائق والكتب الكترونياً
• عند الحاجة للرجوع لكتب الصادر المؤرشفة نستعين بالرقم الصادر المتسلسل
• عندما تكون  معاملات الصادر موجهه لجهات خارجية (شركات،دوائر حكومية، رئاسة.....) يتم عمل تصوير الكتروني للكتب الرسمية  لايصالها الى الجهة المعنية من خلال  الاستعانة ببرنامج (تراسل)
• متابعة البريد الداخلي والخارجي بعد تحويله للجهات المعنية ذات العلاقة على برنامج WORK FLOW
• أي واجبات اخرى يكلف بها في مجال عمل الإدارة

مهام شعبة شؤون الموظفين:

• حفظ الإجازات المرضية في ملف خلص ليتم عمل كشف شهري بها ويرسل الى مديرية الرقابة والتدقيق الداخلي
• تجهيز المخاطبات الرسمية الخاصة بالموظفين (نقل,تكليف,تعيين,إجازة امومة,إجازة بدون راتب,طلب تنقلات أو اقتناء,طلب علاوة عمل إضافي,إجازة مرضية,إجازة الحج...الخ) ويحافظ على سرية المعلومات وبيانات الموظفين
• تجهيز المخاطبات الخاصة بالموظفين والاحتفاظ بها وتصويرها ووضعها في ملفاتهم الخاصة وارسال الأصل الى الجهة المعنية وارسال نسخة للموظف
• تجهيز المخاطبات الخاصة بترشيح الموظفين من قبل مدير الإدارة لحضور الدورات والورش التدريبية
• طباعة الشهادات التدريبية للورشات التي يتم عقدها داخل الإدارة وتوقيعها من مدير الادارة ليتم إرسالها لمدير مديرية التعليم والتدريب الطبي لتوقيعها واعتمادها وبعد إعادتها يتم عمل كتاب رسمي مرفق الشهادات الموقعة ويتم إرساله لمديرية الموارد البشرية لحفظها بملفهم الوظيفي بالوزارة واحتساب الساعات التدريبية للموظفين
• تحضير التقارير السنوية وتعبئتها كل حسب فئته ودرجته ومسماه الوظيفي ومعلوماته الخاصة بداية كل عام وتسليمها الى مدراء المديريات لتقييم الموظفين ومتابعتها وبنهاية شهر تشرين الاول من العام يتم تجميعهم وتوقيعهم من قبل مدير الادارة ومن ثم تصويرهم باخذ نسخة ومن ثم تجهيز كتاب رسمي بذلك وإرسالها للوزارة لمديرية الموارد البشرية ليتم اعتمادها على الحاسب الالي بالوزارة.
• تجهيز كتب المباشرة للموظفين الجدد المنقولين إلى إلادارة  ويعد كتب الانفكاك للموظفين المنقولين من الادارة وبراءة الذمة ويعد كتب مباشرة للموظفين الجدد وإجازاة الامومة والذين كانوا في اجازة سنوية بدون راتب او اجازة مرضية .
• تحضير ملف رسمي الكتروني لكل موظف يتضمن رصيد اجازاته السنوية والمرضية ومعلومات اساسية عنه, وملف يدوي للموظف سواء "الموظف الجديد أو المنقول الى إدارة التأمين يوضع فيه كتاب النقل والتعيين والأوراق الخاصة بالموظف من دورات ,لجان او عقوبات ليتم الرجوع اليها بسهولة وقت الحاجة لاي معلومة تخص الموظف
• متابعة الموظفين المجازين بدون راتب مع الوزارة قبل انتهاء مدة الاجازة للتاكد من احضار الاوراق المطلوبة لتجديد للاجازة او الراغبين بالعودة للعمل من الاجازة بدون راتب .
• إعداد كتاب بالكوادرالبشرية المطلوب توفرها بعد حصر النقص مع مدراء المديريات
• المساهمه في اعداد الاحصائيات التي يتم طلبها من قبل الوزارة بما يخص ( المؤهلين للترفيع والدورات التي يحتاجها الموظفين كلا حسب درجته وفئته الوظيفية )
• حصر اعداد الموظفين في كل مديرية واعداد ملف   Excel وذلك مبينا فيه الفئة والدرجة وتاريخ التعيين وتاريخ الالتحاق بالتامين وباي مديرية .
• الإجابة عن اي استفسار من الموظفين في إدارة التأمين الصحي عن امور خاصة بملفاتهم واوضاعهم الوظيفية او أي استفسار عن الانظمة والقوانين .
• حلقة وصل بين الادارة والوزارة .
• المشاركة بأعمال جائزة الملك عبدالله الثاني للتميز بكافة الامور التي تخص شؤون الموظفين
• متابعة دورات الصيادلة والاطباء التي تخص مزاولة المهنة .
• فتح جلاسورات بداية كل عام لكلا من (ماستر فايل شؤون الموظفين – الدورات-الاجازات المرضية – التعاميم – نظامن الخدمة المدنية ونظام ادارة الموارد البشرية وتعديلاتهم – الكوادر البشرية ) .
• أي واجبات اخرى يكلف بها في  مجال عمل الإدارة